Nod Cyfundrefn Taliadau am Geisiadau am Wybodaeth Bwrdd Iechyd Prifysgol Cwm Taf Morgannwg yw nodi’r ffioedd a’r costau y gellir eu codi gan awdurdodau cyhoeddus ar gyfer cael mynediad at wybodaeth a sut y dylen nhw gael eu cyfrifo. Os hoffai unigolyn wneud cais am wybodaeth ynghylch ei hun, dylai’r cais hwnnw gael ei drin yn unol â Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2016 a Deddf Diogelu Data 2018. Fel arall, os bydd cais yn cael ei wneud am fynediad i gofnod iechyd unigolyn sydd wedi marw, bydd yn cael ei drin yn unol â Deddf Mynediad at Gofnodion Iechyd 1990. Dylai unrhyw geisiadau mynediad at wybodaeth sy’n ymwneud â’r amgylchedd gael eu trin yn unol â Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004. Fel arall, os bydd y cais yn ymwneud ag unrhyw wybodaeth arall sy’n cael ei chadw gan y Bwrdd Iechyd neu ar ei ran, bydd yn cael ei drin yn unol â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.
Os bydd ffi yn cael ei chodi ar gyfer cais am wybodaeth, bydd y Bwrdd Iechyd, o dan ei rwymedigaeth yn Neddf Gwahaniaethu ar Sail Anabledd (2005), Deddf Cysylltiadau Hiliol (Diwygio) 2001 a deddfwriaeth arfaethedig sy’n ymwneud â meysydd cydraddoldeb, yn ceisio helpu ymgeiswyr i ddeall neu i gael mynediad at y wybodaeth sydd ei hangen mewn fformatau gwahanol. Mae’r Bwrdd Iechyd yn cytuno i drafod gofyniad yr ymgeisydd fesul achos unigol.
Yn unol â’r ddeddfwriaeth diogelu data uchod, mae hawl gyffredinol gydag unigolion i gael mynediad at wybodaeth bersonol sy’n ymwneud â nhw. ‘Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun’ yw’r enw ar hyn. Er enghraifft, gallai hyn fod yn gais am wybodaeth sy’n ymwneud â hanes cyflogaeth neu gais am fynediad at gofnodion meddygol. Does dim ffi yn cael ei chodi am gais o’r math hwn.
Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn rhoi’r hawl i unigolion gael mynediad at wybodaeth wedi’i chofnodi sy’n cael ei chadw gan awdurdod cyhoeddus. Daw’r ceisiadau hyn o ddwy brif ffynhonnell: Cynllun Cyhoeddi’r Bwrdd Iechyd neu hawliau mynediad cyffredinol. Rhaid trin ceisiadau dan hawliau mynediad cyffredinol o fewn 20 o ddiwrnodau gwaith ar ôl derbyn y cais.
Mae’r Bwrdd Iechyd yn bwriadu darparu cymaint o wybodaeth â phosib yn rhad ac am ddim. Fodd bynnag, os bydd cais yn arbennig o gymhleth neu helaeth, neu os bydd iddo oblygiadau masnachol, bydd y Bwrdd Iechyd yn gofyn am ffi yn unol â Rheoliadau Ffioedd, a gyhoeddwyd gan yr Adran Materion Cyfansoddiadol.
Mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn cynnwys darpariaeth sy’n galluogi’r Bwrdd Iechyd i godi ffioedd wrth ymateb i gais sy’n costio mwy na £450. Mae’r Ddeddf hefyd yn cynnwys darpariaeth i’r Bwrdd Iechyd wrthod cais os bydd ei gost yn fwy na’r ‘terfyn priodol’, sef £450.
Gall y Bwrdd Iechyd godi tâl am y costau rhesymol y mae disgwyl iddo eu talu wrth wneud y canlynol:
Mae hyn yn cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i’r costau sydd ynghlwm wrth y canlynol:
Mae’r Cynllun Cyhoeddi yn nodi’r dosbarthiadau o wybodaeth sydd ar gael gan y Bwrdd Iechyd, sut bydd y wybodaeth hon ar gael ac unrhyw ffioedd fydd yn cael eu codi i gael y cyfryw wybodaeth. Yn gyffredinol, bydd y wybodaeth sydd ar gael trwy’r Cynllun Cyhoeddi yn rhad ac am ddim, ond gallai’r Bwrdd Iechyd godi tâl os bydd angen copi caled o’r wybodaeth neu os bydd angen ei chopïo i’w darparu ar fath gwahanol o gyfrwng, (e.e. CD-ROM)
Bydd y ffioedd yn amrywio yn dibynnu ar sut mae’r wybodaeth ar gael:
Dan Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, gall y Bwrdd Iechyd godi “ffi resymol” am gydymffurfio â’r cais, fel bod modd adennill y gost lawn sydd ynghlwm wrth adalw a darparu’r wybodaeth. Yn wahanol i’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, does dim terfyn cost addas ac mae’n rhaid trin pob cais ni waeth beth yw’r gost, oni fydd eithriad. (Gweler Ffioedd y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth uchod)
Bydd rhywfaint o’r wybodaeth sy’n cael ei darparu dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn ddarostyngedig i ddiogelwch hawlfraint dan Ddeddf Hawlfraint, Dyluniadau a Phatentau 1988. Oni nodir fel arall ar y deunydd, gall y wybodaeth gael ei hatgynhyrchu yn rhad ac am ddim mewn unrhyw fformat neu gyfrwng, ar yr amod ei bod wedi ei hatgynhyrchu’n gywir ac na chaiff ei defnyddio mewn modd camarweiniol. Os yw unrhyw rai o’r eitemau sydd dan hawlfraint yn cael eu hailgyhoeddi neu eu copïo a’u rhoi i bobl eraill, rhaid i ymgeiswyr nodi ffynhonnell y deunydd a chydnabod y statws hawlfraint. Gallai methu â chael caniatâd olygu eich bod chi’n torri Deddf Hawlfraint, Dyluniadau a Phatentau 1988. Nid yw caniatâd i atgynhyrchu deunydd yn ymestyn i unrhyw ddeunydd sydd dan hawlfraint trydydd partïon. Rhaid i chi gael caniatâd i atgynhyrchu’r fath ddeunydd oddi wrth y deiliaid hawlfraint perthnasol.
Os bydd ffi yn berthnasol, caiff hysbysiad ffioedd ei anfon at yr ymgeisydd, gan nodi’r union ffi cyn mynd i unrhyw gostau wrth baratoi ar gyfer yr ymateb. Bydd pob hysbysiad ffi yn cynghori ymgeiswyr i wneud eu siec neu archeb bost yn daladwy i ‘Bwrdd Iechyd Prifysgol Cwm Taf Morgannwg’.
Byddwn ni’n gwneud pob ymdrech i sicrhau bod y brasamcan o’r ffioedd mor gywir â phosib. Os bydd y gost yn is na’r ffi sy’n cael ei chodi, bydd y Bwrdd Iechyd yn ad-dalu’r swm ychwanegol os bydd yn fwy na £5.00.